En del av Olena Gruppen ABGuide · För styrelsen
Trappstädning för BRF – vad bör styrelsen tänka på?
När en bostadsrättsförening ska upphandla trappstädning är det styrelsen som ansvarar för beslutet. Med ett tydligt underlag blir offerterna lätta att jämföra och avtalet enkelt att följa upp.
Kort svar
Beskriv fastigheten tydligt, be flera leverantörer lämna offert på samma underlag och jämför vad som ingår per besök – inte bara priset.
Kontrollera F-skatt och försäkring, och bestäm hur uppföljning och information till de boende ska gå till.
Börja med en behovsbeskrivning
En bra offertförfrågan gör halva jobbet. Ta med:
- Antal trapphus och våningar per trapphus.
- Om det finns hiss.
- Golvmaterial – sten, terrazzo, klinker eller linoleum.
- Vilka ytor som ska ingå: entré, källargång, tvättstuga, soprum.
- Önskad frekvens, och om entrén ska städas oftare.
- Hur nycklar och taggar hanteras i dag.
Be om offerter på samma underlag
Skicka samma beskrivning till alla leverantörer ni vill jämföra. Med 2–3 offerter på samma underlag går det att se skillnaden i innehåll och pris, i stället för att jämföra olika tolkningar av vad föreningen vill ha.
Jämför mer än priset
Det lägsta priset är inte alltid det mest prisvärda. Titta på:
- Vad som görs vid varje besök – finns det en tydlig lista?
- Frekvens per moment.
- Pris per besök eller per månad, och om moms ingår.
- Avtalstid och uppsägningstid.
- Vem som är föreningens kontaktperson.
- Hur avvikelser och synpunkter hanteras.
Kontrollera leverantören
En seriös städfirma har ett organisationsnummer, är godkänd för F-skatt och har en ansvarsförsäkring. F-skatten kan kontrolleras hos Skatteverket. När leverantören har F-skatt gör föreningen inget skatteavdrag och betalar inga arbetsgivaravgifter för städningen.
Olena Gruppen AB är godkänt för F-skatt, försäkrat genom Länsförsäkringar och har organisationsnummer 559427-2162.
Skriv ett avtal som går att följa upp
Avtalet för trappstädningen bör ange omfattning, frekvens, pris, avtalstid och uppsägning, och hur föreningen meddelar ändringar. Bestäm också vem i styrelsen som är kontaktperson mot städfirman, så att frågor inte hamnar mellan stolarna.
Informera de boende
När de boende vet vilken dag trappstädningen sker blir det lättare att hålla trapphuset fritt från skor, cyklar och barnvagnar just den dagen. En enkel information i entrén räcker ofta.
Trapphuset och brandsäkerheten
Trapphuset är husets utrymningsväg. Storstockholms brandförsvar uppmanar till att hålla trapphuset fritt från sådant som kan börja brinna – och ett trapphus utan saker är dessutom lättare att städa. Styrelsen kan påminna om det när städdagarna kommuniceras.
Utvärdera efter en säsong
Följ upp efter några månader: Ser trapphuset ut som ni förväntat er? Behöver entrén mer under vintern? Ett avtal med en tydlig kontaktväg gör det enkelt att justera. Läs också hur ofta trapphuset bör städas och vad trappstädning kostar, eller se så fungerar det för styrelsen hos Olena Gruppen.
Checklista för styrelsen
| Steg | Att göra |
|---|---|
| Behov | Antal trapphus, våningar, hiss, ytor och frekvens |
| Offerter | Samma underlag till alla leverantörer |
| Jämförelse | Innehåll per besök, pris, moms och avtalstid |
| Kontroll | F-skatt, organisationsnummer och försäkring |
| Avtal | Omfattning, frekvens, pris, uppsägning och kontaktperson |
| Boende | Information om städdagar i entrén |
| Uppföljning | Utvärdera efter en säsong och justera |
Frågor om upphandlingen
Korta svar för styrelser som ska upphandla trappstädning.
Kan medlemmarna få rutavdrag om städfirman fakturerar dem i stället för föreningen?
Nej. Skatteverket anger att rutavdrag inte kan ges för städning av en förenings eller fastighetsägares gemensamma utrymmen, som trapphus och tvättstuga – inte heller om städfirman fakturerar medlemmarna i stället för föreningen.
Hur många offerter bör styrelsen ta in?
Det finns inget krav, men två till tre offerter på samma underlag brukar ge en bra bild av vad som ingår och vad det kostar.
Vem i föreningen bör vara kontaktperson?
Gärna en person i styrelsen eller förvaltaren, så att städfirman har en mottagare för frågor och ändringar och de boende vet vart de ska vända sig.
Kan föreningen byta städfirma mitt i ett avtal?
Det styrs av avtalets uppsägningstid. Läs igenom det nuvarande avtalet innan ni begär nya offerter, så vet ni när ett byte tidigast kan ske.
Kontakta oss
Få offert på trappstädning
Beskriv fastigheten – antal trapphus, våningar och önskad frekvens – så återkommer vi med ett upplägg och ett pris. Ni kan också ringa direkt.
Det här får ni
- Ett upplägg och ett pris för er fastighet
- Svar direkt från Olena Gruppen AB
- Upplägget kan justeras efter överenskommelse
Kontaktuppgifter
- Ring076-009 68 33
- Mejlainfo@olenagruppen.se
- AdressBagarbyvägen 30, 191 34 Sollentuna
Olsi CekreziOlena Gruppen, Sollentuna